Le budget c’est votre feuille de route pour l’année à venir. Préparer votre budget va vous permettre de visualiser la profitabilité de votre entreprise pour l’année à venir. Il va aussi vous permettre de prévoir vos besoins d’investissement et de recrutement. Il va en découler un budget de trésorerie et un éventuel besoin de financement. La première pierre de cette démarche, c’est établir le compte de résultat prévisionnel. Ce tableau financier regroupe vos recettes (produits) et vos dépenses (charges) prévues.
Ce budget sera un outil de pilotage de votre activité tout au long de l’année. Par exemple : si un fournisseur décide d’augmenter ses frais de port, vous saurez grâce à votre budget si vous pouvez absorber cette dépense supplémentaire ou si vous devez ajuster certaines autres variables pour le supporter.
Consultez chaque mois votre budget prévisionnel afin de vérifier que vos prévisions et votre stratégie sont en ligne avec la réalité. Si ce n’est pas le cas, utilisez les leviers à votre disposition pour piloter votre année et votre résultat.
Vos recettes
Les recettes sont l’ensemble des éléments qui rapportent de l’argent à votre entreprise. C’est essentiellement votre Chiffre d’Affaires.
Cela comprend :
- la vente de produits finis (entreprises industrielles)
- la vente de marchandises (entreprises de négoce)
- les prestations de services (entreprises de services)
Mais aussi les autres sources de revenus possibles comme :
- les cotisations ou les adhésions (pour les associations)
- les subventions et aides diverses
- les produits financiers ou revenus de placements de votre trésorerie, par exemple
N’oubliez pas de prendre en compte ce qu’on appelle les produits annexes comme la valorisation des déchets, les locations, les refacturations de frais de port…
Vos dépenses
Elles peuvent être très nombreuses. Vous ne pourrez pas toutes les travailler en détail… pour établir votre budget, vous avez tout intérêt à vous focaliser sur celles qui sont significatives pour votre activité. Vous pouvez choisir de traiter en masse les autres charges de faible valeur ou peu significatives.
Voici l’ordre que je préconise pour établir votre budget annuel :
Les charges variables
Dans un budget, les charges variables sont celles dont l’évolution découle du niveau d’activité défini dans la partie recettes. Ce sont celles sur lesquelles vous devrez être le plus vigilant.
Production
Il s’agit des achats de matières premières, des approvisionnements de tous ordres, de la main d’œuvre directe (effectif permanent + intérimaires). On y intègre aussi les consommables (petites fournitures et emballages), les fluides (l’huile pour l’entretien des machines) et l’énergie (gaz et électricité).
Dans les métiers du BTP par exemple, les charges variables comprennent les achats de matériaux, la main d’œuvre et les déplacements.
Vente / Négoce
On intègre les achats de produits finis, les frais de transport et aussi la main d’œuvre, s’il s’agit d’une activité saisonnière par exemple.
Services
Dans le domaine des services, les charges variables comprennent principalement la main d’œuvre, calculée en jour/homme, et les frais de déplacement.
Sous-traitance
Les frais de sous-traitance sont intégrés aux charges variables uniquement pour ce qui concerne le cœur d’activité. Par exemple, lorsque votre outil de production risque de parvenir à saturation.
Les charges fixes
Les charges fixes sont celles qui ne varient pas, quel que soit votre niveau d’activité. Que vous prévoyez une augmentation ou une diminution de votre chiffre d’affaires, elles resteront stables.
Loyers
On intègre dans les charges de loyers non seulement celui des bâtiments mais aussi ceux des machines, des véhicules, du matériel de bureau… en tenant des dates de révision contractuelles.
Entretien et maintenance
Les coûts d’entretien et de maintenance des équipements sont des charges fixes. Attention cependant, selon votre activité, ces charges sur le matériel industriel et les véhicules peut être un coût variable s’il dépend de votre niveau d’activité (entretien d’une machine en fonction des temps d’utilisation, d’un véhicule en fonction des kms parcourus).
Assurances
Honoraires
On intègre dans ces charges les honoraires de votre expert-comptable, de votre avocat ou ceux de votre community manager par exemple.
Publicité et communication
Frais de déplacement
Les frais de déplacement peuvent être traités en charge variable selon l’activité.
Frais bancaires et charges financières
Impôts
Certains impôts et taxes pourront être réintégrés en charges variables car ils sont liés au niveau d’activité. C’est le cas de la CVAE par exemple.
Frais de personnel
Dotation aux amortissements et provisions
Mes conseils pratiques
Segmenter le chiffre d’affaires
Votre chiffre d’affaire dépend de votre activité. Pour bien réaliser votre budget, vous devrez identifier la segmentation la plus pertinente en fonction de votre métier et de votre secteur. Vous pourrez identifier plus facilement les variables qui impactent votre chiffre d’affaires. Par exemple :
- Répartition par client
- Répartition par produit
- Répartition par chantier
- Répartition par contrat
- Répartition par zone géographique
- Répartition par établissement
Passer par des UO
Les unités d’œuvre permettent d’adopter une démarche analytique pour le calcul de vos coûts. Quelques exemples d’unité d’œuvre : quantités produites, temps homme, heures machines, kilomètres parcourus, des poids, des volumes, …
Vous pouvez ensuite multiplier ces UO par des prix unitaires de référence.
Achats de matières ou marchandises
On définit le coût des achats en fonction du coût des matières (ou produits) et de leur frais d’acheminement, rapportés à la quantité des biens que l’on a prévu de vendre. Attention, vous devrez aussi prendre en compte les variations si vous utilisez des matières premières cotées (métaux précieux, papier, sucre, pétrole, …). Vous devrez aussi intégrer les modifications tarifaires de vos fournisseurs.
Il faudra valider que le taux de marge brute (Marge brute = Chiffre d’affaires – Achats) reste cohérent par rapport aux années précédentes.
Main d’œuvre
En fonction de votre activité, vous devrez définir mois par mois votre besoin en main d’œuvre. Si votre besoin dépasse la capacité de votre effectif permanent, vous devrez alors intégrer le recours à du personnel externe (CDD, intérim) à votre budget. Pour ce faire, vous préciserez la quantité d’heures nécessaires et le taux horaire par catégorie de personnel.
Déplacements
Les frais de déplacements devront être détaillés en fonction des projets ou chantiers prévus sur l’année. Par exemple pour les dépenses de carburant, vous devrez évaluer à la fois le nombre de kilomètres, mais aussi la consommation moyenne et le coût du carburant. Vous pouvez aussi calculer un forfait de déplacement pour les séjours en train/avion + hôtel + repas basé sur les coûts des années précédentes. Mais attention, 5% de chiffre d’affaires en plus n’entraîne pas forcément 5% de frais de déplacement en plus…
Sous-traitance
Vous pouvez avoir recours à la sous-traitance lorsque votre niveau d’activité envisagé dépasse vos capacités internes. Dans les frais de sous-traitance, on intègre les coûts de stockage externe, le recours à des Freelance, l’usinage externalisé, etc.
Charges fixes
Pour estimer vos charges fixes, vous pouvez vous appuyer sur le réalisé des années précédentes. Vous pourrez ainsi définir des hypothèses d’augmentation réalistes à périmètre constant.
Charges non récurrentes
Ces charges ne sont pas forcément liées à votre activité, mais vous ne devez pas les négliger. Ce sont par exemple votre plan de communication, des honoraires divers, des études, les frais liés à des salons ou de l’événementiel. Pour un salon, vous devez non seulement prendre en compte le coût de votre emplacement, mais aussi les déplacements que cela implique, l’hébergement des équipes, les plaquettes que vous allez fabriquer à cette occasion, les PLV, le transport de votre matériel, les collaborateurs qui seront détachés sur le salon, etc.
Salaires
En ce qui concerne les salaires, vous devrez avoir un tableau annexe par salarié. Prendre en compte les salaires fixes et ajouter vos hypothèses d’augmentation sur l’année ainsi que les primes variables des commerciaux par exemple. Intégrez les hypothèses d’embauche. Vous pouvez aussi inclure les frais de recours aux intérimaires administratifs pour gérer un gros projet supplémentaire notamment.
Vous êtes prêts à piloter !
L’établissement du budget annuel est un moment très important de la vie de l’entreprise. C’est l’occasion pour le dirigeant et ses équipes de se poser et d’affiner la stratégie. Comment va évoluer mon activité ? Dois-je embaucher pour répondre aux demandes de mes clients ? Quels sont les investissements indispensables à prévoir et comment les financer ?
C’est surtout un véritable outil de pilotage de l’entreprise qui va être utilisé tout au long de l’année. Durant l’année, vous allez pouvoir corriger vos hypothèses budgétaires au fur et à mesure que vous aurez de la visibilité. C’est ce qui va vous permettre d’être réactif aux aléas du marché.
Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, établir un budget vous aidera à piloter votre activité tout au long de l’année. Vous n’osez pas vous lancer, vous préférez être accompagné ? C’est mon métier !
