Se pencher sur vos résultats en septembre ? Quelle idée !

Après tout, vous avez préparé votre budget en fin d’année dernière et vous ferez le point fin décembre pour vérifier si ce que vous avez réalisé correspond à ce que vous aviez prévu …

Et c’est là que vous risquez d’avoir des surprises. Et en matière de résultat d’activité, on n’aime pas trop les surprises. Mettre en place des reprévisions budgétaires ou encore un rolling forecast, va vous permettre de faire le point sans attendre la fin d’année. Vous pourrez analyser, valider vos hypothèses ou déjà préparer le budget de l’année suivante.

 Mais vous pourrez surtout PILOTER votre atterrissage.

L’atterrissage, qu’est-ce que c’est concrètement ? C’est le résultat de l’année auquel on arrive finalement. Et un atterrissage ça se prépare, sinon c’est le crash assuré !

Alors, pourquoi s’en priver ?

La reprévision budgétaire : un outil pour un pilotage financier agile

Contrairement à l’analyse du réel vs. budget – que l’on réalise une fois par an lorsque les comptes sont définitivement arrêtés – les reprévisions budgétaires s’effectuent régulièrement. Elles permettent de piloter vos objectifs de performance et de les réajuster au fil de l’eau.

C’est un exercice complexe pour les opérationnels comme pour les équipes financières. Il s’agit de rassembler l’ensemble des chiffres de l’année en cours pour dresser un état des lieux clair et réel de la situation de l’entreprise. Puis il faut reprévoir les mois qui restent à courir d’ici la fin de l’année. Fastidieux n’est-ce pas ? Mais nécessaire !

Grâce à l’anticipation de votre atterrissage, vous aurez toutes les infos en main pour prendre les bonnes décisions concernant la stratégie à adopter sur les derniers mois de l’année.

Pour simplifier le travail de reprévision budgétaire vous pouvez opter pour des reprévisions régulières et vous inscrire alors dans un process de rolling forecast. Vous gagnez en agilité !

Reprévision budgétaire vs. Rolling Forecast

 Je vous propose de comparer ces deux approches fondamentales en contrôle de gestion.

 Reprévision ponctuelle : pour quelles entreprises ?

La reprévision ponctuelle est tout-à-fait adaptée aux entreprises qui ont une activité stable, récurrente. A celles qui sont peu sensibles aux variations des coûts des matières premières ou des taux de change, par exemple.

Dans ce cas, deux reprévisions par an peuvent suffire. Je conseille le planning suivant :

• Avril : sur la base du réalisé des 3 premiers mois de l’année et un réajustement du budget des 9 mois restants. Cela permet de corriger les incertitudes existantes à l’époque de l’élaboration du budget en fin d’année précédente.

• Septembre : sur la base du réalisé des 8 premiers mois de l’année et une reprévision précise des 3 mois restants. Vous obtenez ainsi une première approche de votre atterrissage et vous avez une bonne base pour préparer le budget de l’année suivante.

Rolling Forecast : pour un pilotage réactif !

Mais pour les entreprises dont l’activité subit de fortes variations, je ne peux que conseiller le rolling forecast pour éviter les surprises !

Le principal intérêt du rolling forecast est de réactualiser en permanence vos objectifs de début d’année. Grâce à cette approche, vous prenez en compte – en temps réel – toutes les modifications et évolutions de votre activité prévues ou non dans votre budget.

Avec le rolling forecast, vous réalisez des prévisions en budget glissant, sans vous focaliser exclusivement sur la fin d’année. Ce procédé a un triple avantage :

• vous avez en permanence un état des lieux de votre activité et de votre niveau de résultat

• vous progressez dans la connaissance de vos chiffres et dans la qualité de vos prévisions

• vous êtes plus réactif pour prendre les décisions qui vont permettre d’atteindre vos objectifs

Idéalement, le rolling forecast s’effectue chaque mois. Mais si ce n’est pas pertinent, le rythme peut être trimestriel.

Rolling Forecast mensuel

Le rythme de reprévision dépend de votre activité et de vos objectifs de gestion. Si vous optez pour une reprévision mensuelle, la mise à jour des données (intégration du réalisé) pourra facilement s’opérer au fil de l’eau.

Le principe est d’avoir un tableau avec les 12 mois de l’année en colonne et vos recettes et dépenses en ligne pour arriver à un résultat mensuel en bas de tableau. Et un résultat annuel attendu en dernière colonne.

En début d’année, c’est le budget mensualisé qui est renseigné dans le tableau. Chaque mois vous remplacez le budget du mois écoulé par le réalisé et vous réajustez les chiffres des mois à venir en fonction de l’évolution de votre activité et des informations que le réalisé vous fournit.

Rolling Forecast trimestriel

On utilise le même type de tableau que pour l’approche mensuelle. Par contre on a seulement 5 colonnes au lieu de 13 : une pour le premier trimestre (T1), une pour le deuxième (T2), une pour le troisième (T3), une pour le quatrième (T4) et une pour le total de l’année (somme des 4 colonnes précédentes).

• La Reprévision T1 s’effectue en début d’année. Elle s’appuie sur le réalisé des 3 premier mois + la projection sur les 9 mois suivants. A quoi sert-elle ? Elle permet de valider ou de recadrer les hypothèses sur lesquelles le budget annuel a été préparé.

• La Reprévision T2 s’effectue à mi-année. Elle s’appuie sur le réalisé des 6 premiers mois + la projection sur les 6 mois restants. A quoi sert-elle ? Elle donne une bonne visibilité de la performance globale à mi-année et une première vision de l’atterrissage probable.

• La Reprévision T3 s’effectue en fin d’année. Elle s’appuie sur le réalisé des 9 premiers mois + la projection sur les 3 mois restants. A quoi sert-elle ? Elle offre une bonne approximation de l’activité et du résultat de fin d’année. Elle permet surtout de réajuster si la projection n’est pas conforme aux objectifs de début d’année. Enfin, elle sert de base à la construction du budget de l’année suivante. 

La reprévision budgétaire : un outil précieux pour maîtriser son résultat

Grâce aux reprévisions, le contrôle budgétaire est un système de pilotage efficace et vivant pour votre entreprise. Son objectif est tout simplement de vous permettre de rester maître de votre résultat. C’est vous qui le pilotez, vous qui avez les données en mains pour l’anticiper au mieux.

Mieux gérer l’incertitude

Cette année en est un exemple particulièrement frappant ! Avec la crise du Covid-19 et le confinement, il a fallu gérer l’incertitude au jour le jour. Dans certains cas, il a fallu revoir non seulement les hypothèses budgétaires, mais aussi son business plan. Et bien évidemment prendre en considération la réalité de son niveau d’activité, de ses coûts et de ses marges !

Dans ce contexte agité – voire déstabilisant – la reprévision budgétaire ou le rolling forecast sont des outils de pilotage et d’ajustement précieux. Si le plan A que vous aviez envisagé en début d’année se révèle totalement bousculé, vous avez alors toutes les cartes en main pour bâtir un plan B et même un plan C. Ne vous en privez pas ! Faites autant de scénarios que de besoin, c’est-à-dire que d’hypothèses d’activité probables.

La reprévision est d’autant plus indispensable que l’avenir est incertain.

Une reprévision budgétaire n’est pas un nouveau budget

Pas de panique cependant, une reprévision n’est pas un nouveau budget ! Vous n’avez pas à recommencer tout le processus à chaque forecast, heureusement.

Les hypothèses budgétaires initiales restent une référence, une base solide. Ce sont celles qui ont été établies avec tous les métiers de votre entreprise et sur lesquelles vos équipes se sont engagées.

Grâce à sa dynamique, le process de rolling forecast permet d’associer et d’aligner tous les intervenants tout au long de l’année et en fonction des aléas.

Cela vous permet aussi de piloter réellement votre entreprise et de ne pas vous laisser piloter par elle. Si votre marché subit de fortes incertitudes, vous pourrez prendre les décisions efficaces et cohérentes qui s’imposent. Et ce, avant qu’il ne soit trop tard !

Comment faire sa reprévision ? 

Pour effectuer votre reprévision, vous allez reprendre votre compte de résultat ligne à ligne pour estimer au mieux vos recettes et vos dépenses. Et ce n’est pas plus compliqué que ça !

Concrètement, voici les 4 étapes à réaliser pour une reprévision sur septembre :

• Etape 1 : vous devez vous baser sur le réel fiable de janvier à août et sur l’hypothèse la plus probable pour les 4 mois restants. Pour obtenir ce réel, vous pouvez utiliser les données de votre outil de suivi budgétaire interne, si vous en avez un, ou demander un extrait des comptes à jour à votre expert-comptable.

• Etape 2 : pour prévoir vos produits – selon votre type d’activité – vous allez travailler par client, par chantier ou encore par produit. Vous analysez votre carnet de commandes s’il y en a un, les prospects en cours, etc.

• Etape 3 : en fonction du niveau d’activité retenu dans les revenus pour les 4 derniers mois, vous calculez vos charges variables (matières premières, achats de marchandises, énergie, transport, intérim, etc).

• Etape 4 : vous passez en revue les charges fixes (celles qui ne varient pas en fonction du niveau d’activité) et vous les ajustez sur la base de l’analyse du réalisé à fin août.

Mais gardez cela en tête : vous n’êtes pas au centime près ! Vous êtes en train de faire de la gestion, pas de la comptabilité.

=> Pour plus de détail sur la méthode de construction budgétaire, découvrez l’article « Construire son budget pour 2021 ».

Comment analyser les résultats de votre reprévision ?

Suivant les résultats que vous obtiendrez, vous vous doutez bien que leur interprétation va varier. Si le réalisé est en ligne avec vos objectifs de l’année, tout va bien ! Vous pouvez aller de l’avant tout en restant vigilant sur la réalisation de vos hypothèses.

Si ce n’est pas le cas, vous devrez prendre des mesures pour réaligner votre résultat. Il y a deux cas de figure :

• Le résultat sera au-delà des prévisions : afin de limiter l’impôt à payer et garder du résultat pour l’année à venir, vous pouvez, par exemple décaler des facturations de fin d’année, anticiper une grosse dépense (travaux, communication…) ou une embauche prévue initialement l’année prochaine, …

• Le résultat sera en-deçà des prévisions : vous devez, par exemple, l’augmenter en reportant une embauche, une grosse dépense sur l’année prochaine ou en priorisant une activité génératrice de marge …

L’interprétation des résultats et les arbitrages qui en découlent varient bien évidemment suivant votre activité, votre situation et vos ambitions.

La reprévision budgétaire : un outil d’aide à la décision

Vous l’aurez compris, appuyez-vous sur vos reprévisions, ce sont elles qui vous donneront l’agilité et la flexibilité nécessaire au pilotage votre entreprise.

Si vous faites une reprévision en septembre, vous avez encore 3 à 4 mois devant vous pour booster votre chiffre d’affaires et ajuster vos coûts à vos revenus. Cela vous donne aussi une visibilité à moyen et long terme pour faire des ajustements plus en profondeur, si nécessaire. C’est justement durant les périodes où vous avez le moins de visibilité que vous aurez tout intérêt à vous pencher sur votre reprévision budgétaire…

 Mesures à court terme

Vous saurez quel levier activer pour corriger un fonctionnement inefficace, couper dans les dépenses prévues, réaffecter celles-ci à d’autres actions prioritaires.

Vous pourrez choisir de remettre à l’année prochaine l’achat d’une nouvelle machine afin de soulager vos charges. Au contraire, vous serez à même de replanifier certains chantiers en fonction de vos besoins de revenus.

Mesures à moyen terme

Votre reprévision budgétaire, ou en tout cas les signaux qu’elle met en lumière, peut vous amener à revoir votre business plan ou même à repenser totalement votre positionnement.

Si vous observez que la demande de vos clients évolue, que votre marché se modifie, vous pourrez choisir d’allouer plus de budget au développement de nouveaux produits, au marketing et à la communication. Ou pas…

Mesures à long terme

Enfin, vous pouvez vous appuyer sur vos reprévisions budgétaires pour prendre des décisions stratégiques :

• développer une nouvelle activité,

• investir à l’étranger,

• changer l’organisation,

• sous-traiter certaines activités,

• faire de la croissance externe,

• trouver de nouveaux partenaires, …

Le budget est au cœur des activités de contrôle de gestion. En réalité, le contrôle de gestion est moins une activité de contrôle qu’une activité d’anticipation.

Pour faire vos reprévisions, vous ne partez pas de zéro, vous partez de vos hypothèses budgétaires initiales auxquelles vous apportez tout l’éclairage des mois d’activité déjà écoulés. Cela vous facilitera la vie pour établir le budget de l’année suivante.

Les chiffres et vous ça fait 2 ? Je peux vous accompagner dans la réalisation de vos reprévisions, l’élaboration de votre budget ou vous conseiller sur l’analyse des écarts et des résultats. C’est dans mes cordes ! Je dirai même que c’est mon réacteur si on reprend le vocabulaire aérien… Alors n’hésitez pas, pour piloter en restant maître à bord, contactez-moi !